När en anmälan kommer in till JO registreras den i JO:s ärendehanteringssystem och förses med ett nummer – ett diarienummer. Numret används bland annat vid kommunikationen mellan JO och anmälaren.
Därefter fördelas ärendet till den justitieombudsman som ansvarar för tillsynen av den myndighet som anmälan gäller. JO:s sakkunniga jurister granskar anmälan och en handläggare i ärendet utses.
Efter den inledande granskningen bestäms om ärendet ska utredas eller inte.
Om en utredning inleds är det vanligt att handläggaren lånar in handlingar från den anmälda myndigheten och/eller tar kontakt per telefon med den tjänsteman som handlagt ärendet på den anmälda myndigheten.
Om den inhämtade informationen visar att ärendet inte behöver utredas ytterligare avslutas ärendet och ett beslut skickas till anmälaren.
Om anmälan behöver utredas ytterligare remitteras anmälan till den aktuella myndigheten. Det innebär att JO skickar en kopia av anmälan till myndigheten, med eventuella bilagor och en begäran om att myndigheten ska komma in med ett yttrande och en bedömning av vad som hänt i ärendet. Anmälaren blir informerad när ett ärendet har remitterats.
Myndighetens skriftliga svar, remissvaret, skickas sen till anmälaren så att anmälaren får en möjlighet att kommentera myndighetens remissvar.
När utredningsarbetet är klart arbetar handläggaren fram ett beslutsförslag. JO beslutar i ärendet och kopior av beslutet skickas till anmälaren och berörd myndighet.
En större utredning tar normalt cirka sex till tolv månader beroende på hur komplicerat ärendet är. En mindre utredning tar cirka en till två månader till beslut.
